Tenk Software

SPR

SPR (special personal records) - zvláštní osobní záznamy

SPR (special personal records) - zvláštní osobní záznamy

Program "SPR" je urcen pro provoz a rízení rozsáhlé doplnkové personální agendy zamestnancu nejen stredních a velkých firem.

Rešená problematika
Dokážete okamžite odpovedet na otázky:
- Jaké lékarské prohlídky absolvoval zamestnanec XY, kdy, s jakým výsledkem, kde je príslušný doklad a kdy je plánována další kontrola nebo vyšetrení?
- Máte prehled o pridelených speciálních oprávneních?
- Máte prehlednou evidenci o pridelených pracovních pomuckách?
- Máte prehled o plánované a skutecné nákladovosti techto cinností?
- Máte usporádanou potrebnou dokumentaci?
Možná ano, pokud máte zamestnancu málo. Ale když jich jsou stovky nebo tisíce?
Program SPR zmínenou problematiku reší beze zbytku. Byl vyvinut ve spolupráci s velkými mezinárodními firmami, subdodavateli pro nejvýznamnejší svetové automobilky.

Základní popis
Program „SPR“ (zvláštní osobní záznamy) je urcen pro provoz a rízení rozsáhlé doplnkové personální agendy stredních a velkých firem. Pocty zamestnancu, záznamu a záznamových požadavku nejsou nikterak omezeny.
U moderních firem se požadavky na personální agendu casto mení a vetšinou není možné upravovat standardní programy pro personální práci, které byly dodány casto již v minulosti a jejichž neustálé programové úpravy by predstavovaly neúmerné náklady.
Rucní nebo poloautomatické vedení této pomocné agendy (napr. pomocí Excelu) se casem stává nepresné, neaktuální a neprukazné.Program SPR je velice flexibilní, zachovává historii a lze jím obsáhnout vetšinu problematiky doplnkové personální agendy. Jenom pro predstavu - je možné vést evidenci lékarských prohlídek všeho druhu i s hlídáním periodicity jejich opakování, pridelování speciálních oprávnení, evidenci osobních a pracovních pomucek a celou radu dalších prípadu, u kterých je zapotrebí sledovat i periodicitu, dobu platnosti, nákladovost, validitu a další kritéria.
Úloha zachovává historii a operativne s ní pracuje. To umožnuje napr. prubežné císlování záznamu cyklických požadavku nebo automatické generování záznamových požadavku po uplynutí doby platnosti záznamu u zamestnancu.
Úloha pracuje se tremi hlavními kategoriemi::
      Zamestnanci
      Záznamové požadavky a záznamové skupiny (procesy)
      Záznamy (obsahují seznamy osob, mající konkrétní záznam)

Úloha má vlastní databázi zamestnancu, kterou lze udržovat bud samostatne, nebo automaticky z jiné personální databáze. V tom prípade je soubor zamestnancu prebírán z kmenové databáze personalistiky (napr. SAP R/3) a ve vlastní databázi úlohy ho není nutné modifikovat. Pravidelne provádené aktualizace (ctení ze SAP) zajištují promítnutí veškerých nastalých zmen. U každého zamestnance jsou vedené jeho základní osobní údaje, seznam jeho záznamových požadavku a seznamy nárokovaných, plánovaných a provedených záznamu.

Soubor záznamových požadavku je seznam všech záznamových požadavku, vyvolaných výrobním nebo pracovním procesem nebo jinými podnety. Soubor lze libovolne a kdykoliv doplnovat. Záznamové požadavky lze sdružovat do tzv. záznamových skupin. Skupina je vlastne seznam urcité kategorie záznamových požadavku, souvisejících s konkrétním pracovním postupem, nebo technologickým procesem. Záznamové požadavky se prirazují príslušným zamestnancum a to bud individuálne, nebo hromadne (viz návod k obsluze). Taktéž individuálne i hromadne lze prirazovat skupiny. Tak je tedy napr. možné jednou operací priradit 100 zamestnancum 10 požadavku (tedy 1000 prirazení v nekolika vterinách). Bezprostredne po prirazení záznamového požadavku zamestnanci program kontroluje, zda byl tento jeho požadavek v daném období uspokojen (požadavek sebou nese informaci o periodicite opakování). Pokud ne, automaticky se vygeneruje nárok na záznam (nový), nebo je-li nalezen seznam pro vhodný plánovaný záznam, zamestnanec je do nej zarazen.
V souboru Záznamy jsou evidované všechny záznamy. Delené jsou podle jednotlivých let a také zpracování úlohy se provádí pouze pro jeden vybraný rok (volba roku na hlavním formulári programu). Záznamy se dále delí na nárokované, plánované a provedené-absolvované.
Oznacení záznamu je totožné s oznacením záznamového požadavku. Stejné záznamy (opakující se nebo více stejných záznamu v roce) jsou dále vzestupne císlovány (c.záznamu).
Nárokované záznamy se generují automaticky po vyhodnocení záznamových požadavku zamestnancu. Tito zamestnanci jsou také zapsáni do seznamu osob záznamu. Pocet osob v záznamu se nechá omezit podle potreb. Prebývající osoby v prvním záznamu se presunou do dalších záznamu s dalšími poradovými císly, které se presne podle potreby automaticky vygenerují. Nemuže se stát, že by byl nekterý zamestnanec opomenut. Dále lze osoby libovolne podle potreby presunovat mezi záznamy daného záznamového požadavku. Základní zarazení zamestnancu do požadavku se provádí podle oddelení a abecedy. Záznamy je možné libovolne rozdelit také podle pracovních smen nebo podle nadrízených.
Ke každému záznamu se mohou priradit náklady. Ty lze priradit bud jednotne na celý záznam, nebo na úcastníka. Celkové náklady jsou potom násobkem jednotkové ceny poctem osob na seznamu. Náklady se v tomto smyslu sledují jako plánované a skutecné. Navíc je možné priradit k záznamu jednou cástkou náklady mimorádné.
K záznamu je možné priradit také subjekt, který záznam provádí (firmu, odpovednou osobu) a to bud ze seznamu (úloha má vlastní adresár), nebo nezávislým zápisem.

Každému záznamovému požadavku lze priradit libovolnou dokumentaci v libovolné forme (Word, Excel, PowerPoint, Acrobat, Inter/intranet, textový soubor, …).

Poznámka:
Jakkoliv se výše uvedený popis muže zdát být neprehledný, je to z duvodu, že nelze strucne podat výcet základních informací. Práce s vlastním programem je naopak velmi prehledná a presná. S programem se mužete blíže seznámit v dalších materiálech a ukázkách.
V prípade, že o program projevíte bližší zájem, provedeme jeho prezentaci prímo ve vaší firme.

Provozní a technické podmínky
S programem muže pracovat teoreticky neomezený pocet uživatelu. Každému uživateli jsou nastavena individuální prístupová práva. Ty umožnují napríklad priradit uživatelum pouze urcitý okruh zamestnancu, se kterými smí pracovat (provoz, oddelení, smena, nadrízený). Ostatní zamestnance a záznamy "nevidí". Prístupová práva je možné nastavovat a kombinovat v souladu s postavením uživatelu.
Program je postaven technologií na platforme MS Windows. Data jsou uložena na SQL serveru, program na aplikacním serveru. Na uživatelských stanicích není nainstalováno nic (ani program, ani data). Obvykle se použije pouze jeden pocítac pro databázový i aplikacní server.

Ing. Petr Tenk, info@tenksoft.cz, +420 608 702 817